Si vous avez déjà organisé une conférence, vous savez combien cela peut être difficile. De la recherche des bons orateurs et de l’embauche de personnel compétent à la sécurisation d’un lieu approprié et à l’élaboration de petits détails tels que les plans et les horaires des repas, la liste de tâches peut être infinie. Cependant, l’une des caractéristiques les plus importantes d’une conférence réussie est de faire en sorte que vos participants se sentent à l’aise. La meilleure façon d’y parvenir est de les faire se sentir les bienvenus, de les mettre à l’aise et, surtout, de les garder engagés et divertis en faisant à une hôtesse à Paris expérimentée. Voici quelques conseils pour faire de votre prochaine conférence un événement mémorable pour tous les participants.
Travailler en étroite collaboration avec vos conférenciers
Même si vous n’êtes que l’organisateur, il est important de travailler avec vos conférenciers pour vous assurer que vous apporterez une réelle valeur ajoutée au public. Faites-leur savoir à quel type d’audience ils auront affaire et assurez-vous qu’ils sont conscients du sujet et de l’orientation spécifiques que vous souhaitez que votre conférence prenne. N’invitez pas seulement des conférenciers et donnez-leur un sujet vague sur lequel travailler, car cela pourrait entraîner des malentendus ou de l’insatisfaction de la part de votre public. Prenez le temps de parcourir leurs présentations, diapositives et tout ce qu’ils envisagent de couvrir pendant la conférence. Si vous pensez que ce sera hors sujet ou peut-être même ennuyeux, vous pouvez suggérer quelques angles différents ou introduire des aides visuelles qui, selon vous, pourraient pimenter les choses.
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Encouragez la participation du public
La dernière chose que vous voulez, c’est que vos participants s’ennuient. Afin de garder votre public engagé, il est important de trouver des moyens d’attirer leur attention et de les faire participer activement avec les intervenants. Posez des questions dès le début afin de vous faire une idée de ce que le public espère entendre et encouragez les gens à exprimer leurs idées ou à participer à une discussion. Si vous êtes en mesure d’impliquer les gens dès le début, ils ne se sentiront pas aussi nerveux de parler ou de poser des questions plus tard, ce qui rendra votre conférence plus productive. Pour ce faire, l’hôtesse d’accueil à Paris doit bien recevoir chaque invité.
Planifiez de nombreuses pauses
La durée d’attention des gens n’est pas très longue, et quel que soit l’intérêt de votre sujet ou de vos conférenciers, l’intérêt commencera à décliner s’ils doivent s’asseoir sur une chaise pendant des heures. Il est conseillé de prévoir de courtes pauses au moins toutes les deux heures. Cela donne aux participants le temps de s’étirer, d’utiliser la salle de bain, de se rafraîchir, de prendre un café et une collation et de recharger généralement leurs batteries afin qu’ils puissent accorder toute leur attention aux deux prochaines heures. Certains organisateurs estiment que pour tirer le meilleur parti du temps dont ils disposent et donner aux participants ce pour quoi ils sont venus, ils doivent intégrer autant d’informations que possible dans un laps de temps aussi court que possible. Malheureusement, cela peut devenir très ennuyeux. En planifiant suffisamment de pauses, vous aidez réellement votre public à tirer le meilleur parti de l’événement.
